AKARYAKIT ALIMINDA YENİ BELGE DÜZENİ!

İstasyonda Pompada Yapılan Normal Satışlar (Bireysel Araçlar)

“Bidonla” veya Kapla Yapılan Plakasız Satışlar

YENİ SİSTEM! Ulusal Taşıt Tanıma Sistemi (UTTS) ile Yapılan Satışlar

Tankerle veya Özel Araçla Adrese Teslim Satışlar (Şantiye, Tarla, Fabrika, Jeneratör vb.)

İstasyonlar Arası veya Özel Depolara Yapılan “Transfer Satışları”

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) yeni düzenlemeleriyle birlikte akaryakıt satışlarında belge düzeni tamamen değişti. Amaç, ekonomiyi kayıt altına almak, vergi kayıplarını önlemek ve tüm süreçleri dijitalleştirmektir. Artık her yakıt alımının nasıl belgeleneceği, teslimatın şekline göre net kurallara bağlanmıştır.

Lütfen aracınıza, şirketinize, jeneratörünüze, şantiyenize, Fabrikanıza veya tarlanıza yakıt alırken hangi süreci izlemeniz gerektiğini dikkatle okuyun.

1- İstasyonda Pompada Yapılan Normal Satışlar (Bireysel Araçlar)

Bu, hepimizin en sık yaptığı yakıt alım şeklidir. Yani özel aracınızla istasyona gidip pompadan yakıt almanız durumudur.

• Teslim Şekli: Yakıtın doğrudan aracın deposuna, istasyondaki pompa aracılığıyla doldurulması.
• Belge Düzeni ve Süreç:
  1. Yakıt dolumu biter.
  2. Ödeme (nakit, kredi kartı, banka kartı) yapılır.
  3. Pompa ÖKC’den (Yeni Nesil Pompa Yazar Kasa) üzerinde tüm bilgilerin yer aldığı tek bir fiş otomatik olarak üretilir ve size verilir.
• ⚠️ ÖNEMLİ DETAYLAR:

• Artık Kredi Kartı Slibi Ayrı Değil! Eğer kartla ödeme yaptıysanız, eski sistemdeki gibi bir yakıt fişi, bir de kredi kartı slibi olmak üzere iki ayrı kağıt almayacaksınız. Tüm bilgiler (yakıt detayı, KDV, kart bilgileri, banka onayı vb.) tek bir birleşik fişte yer alacaktır.
• Fişiniz Resmi Belgedir: Bu fiş, hem yakıt alımınızı hem de ödemenizi kanıtlayan yegane resmi belgedir.

• Fişte Neler Olmalı?: Mükellef bilgileri, tarih, saat, fiş no, aracın plakası, yakıtın cinsi (Motorin, Kurşunsuz 95 vb.), litre, birim fiyat, toplam tutar, KDV tutarı ve ödeme şekli (Nakit, K.Kartı, Parçalı).
• Sahadan Örnek:
• Öğretmen Ayşe Hanım, arabasına 1.500 TL’lik benzin alıp kredi kartıyla ödeme yapıyor. Pompacı, dolum sonrası yazar kasadan çıkan ve üzerinde hem benzin detaylarının hem de kart slip bilgilerinin olduğu tek bir fişi Ayşe Hanım’a veriyor. İşlem bu kadar basit ve nettir.

2- “Bidonla” veya Kapla Yapılan Plakasız Satışlar

Bu, yakıtın bir araca değil, bidon, varil gibi taşınabilir bir kaba doldurulduğu durumları kapsar.

• Teslim Şekli: Jeneratör, tekne, tarım aleti gibi araçlar için veya yedek amaçlı olarak bidona/kaba yakıt alınması.
• Belge Düzeni ve Süreç:
  1. Pompadan bidona yakıt doldurulur.
  2. Pompacı, yazar kasadan “PLAKASIZ SATIŞ” seçeneğini kullanarak fiş düzenler.
• ⚠️ ÖNEMLİ DETAYLAR:

• Fişte “PLAKASIZ” İbaresi Zorunludur! Alacağınız fişin üzerinde plaka alanı yerine açıkça “PLAKASIZ” yazmalıdır.
• Şirket Adına Alınıyorsa Dikkat! Eğer bu yakıtı bir şirket veya ticari işletme adına (gider göstermek için) alıyorsanız, pompacıya mutlaka şirketinizin Vergi Kimlik Numarası (VKN) veya T.C. Kimlik Numarası (TCKN) ile unvanını bildirmelisiniz. Bu bilgiler fişin üzerine işlenmelidir.

• Fişte Neler Olmalı?: “PLAKASIZ” ibaresi, müşteri VKN/TCKN ve unvanı (eğer bildirilmişse), yakıt cinsi, miktar, tutar, KDV.
• Sahadan Örnek:

• Arkadaşlarıyla hafta sonu gezisine çıkan Can ve ekibinin arabası, ıssız bir yolda benzini bitince durur. En yakındaki akaryakıt istasyonuna yürüyen Can, yanındaki bidonu göstererek pompacıya durumu anlatır: “Abi yolda kaldık, şu bidona benzin alacağız.” Bu bir ‘Plakasız Satış’tır. Can, bu yakıtı şahsi olarak aldığı için vergi numarası gibi bir bilgi vermesine gerek yoktur. Pompacı, dolumu yaptıktan sonra üzerinde büyük harflerle “PLAKASIZ” yazan fişi düzenleyip Can’a verir. Can, yakıtı ve fişi alıp arkadaşlarının yanına döner.
• Çiftçi Mehmet Amca, tarlasındaki su motoru için varille mazot alıyor ve bunu tarımsal işletmesinin gideri olarak gösterecek. Pompacıya TCKN ve ismini veriyor. Fiş, “PLAKASIZ” ibaresi ve Mehmet Amca’nın bilgileriyle düzenleniyor.

3- YENİ SİSTEM! Ulusal Taşıt Tanıma Sistemi (UTTS) ile Yapılan Satışlar

Bu, özellikle ticari araçlar ve filolar için getirilen, teknolojinin merkezde olduğu yeni ve zorunlu sistemdir.

• Teslim Şekli: Aracın deposuna takılı olan bir elektronik birim (Taşıt Tanıma Birimi – TTB) sayesinde, pompanın aracı otomatik olarak tanıdığı ve dolum yaptığı sistemdir.
• Belge Düzeni ve Süreç:
  1. UTTS’li araç pompaya yanaşır. Pompa tabancası depoya takıldığında sistem aracı otomatik olarak tanır.
  2. Sürücünün herhangi bir ödeme yapmasına gerek kalmadan dolum başlar ve biter.
  3. Dolum sonunda yazar kasadan üzerinde “UTTS” logosu ve “ULUSAL TAŞIT TANIMA SİSTEMİ”yazan bir fiş otomatik olarak çıkar.
• ⚠️ ÖNEMLİ DETAYLAR:
• İKİ FARKLI UTTS SENARYOSU VAR!
  1. Fişin Nihai Belge Olduğu Durum: Çoğu zaman bu UTTS fişi, tıpkı kredi kartlı satış gibi nihai belgedir ve muhasebede gider olarak kullanılabilir.
  2. FATURAYA DÖNÜŞECEK DURUM: Eğer filo anlaşmanız gereği ödemeleriniz toplu olarak yapılıp faturası ay sonunda kesiliyorsa, pompadan çıkan UTTS fişinin üzerinde MUTLAKA “TAŞIT VEYA MÜŞTERİ TANIMA SİSTEMİ FATURAYA DÖNÜŞTÜRÜLECEK” ibaresi yer almalıdır. Bu durumda, gider olarak kullanacağınız asıl belge, size daha sonra kesilecek olan e-Fatura’dır. Bu fiş ise sadece teslimatı teyit eder.

• Fişte Neler Olmalı?: “UTTS” logosu, “ULUSAL TAŞIT TANIMA SİSTEMİ” ibaresi, plaka, yakıt detayları ve eğer fatura edilecekse “FATURAYA DÖNÜŞTÜRÜLECEK” uyarısı.
• Sahadan Örnek:

• Bir kargo şirketine ait, üzerinde UTTS cihazı takılı kamyonet istasyona yanaşıyor. Sürücü sadece dolumun yapılmasını bekliyor. Ödeme veya kart işlemi yok. Dolum bitince, üzerinde “UTTS” yazan fiş çıkıyor ve sürücüye veriliyor. Şirketin muhasebesi bu fişi doğrudan gider kaydediyor.
• Büyük bir lojistik firmasının TIR’ı yakıt alıyor. Firmanın anlaşması, tüm yakıt alımlarının ay sonunda tek bir e-Fatura ile faturalandırılması yönünde. Bu durumda, TIR yakıtı aldıktan sonra çıkan UTTS fişinin üzerinde “FATURAYA DÖNÜŞTÜRÜLECEK” yazıyor. Ay sonunda akaryakıt şirketi, bu fişleri toplayıp lojistik firmasına tek bir e-Fatura kesiyor. Lojistik firmasının muhasebesi için geçerli olan belge bu e-Fatura’dır.

4- Tankerle veya Özel Araçla Adrese Teslim Satışlar (Şantiye, Tarla, Fabrika vb.)

Bu, en kritik ve en çok dikkat edilmesi gereken teslimat şeklidir. Akaryakıtın istasyon dışında, müşterinin adresinde tankerle teslim edildiği durumları kapsar.

• Teslim Şekli: İnşaat şantiyesindeki iş makinelerine, çiftçinin tarlasındaki traktörlerine, fabrikanın jeneratörüne veya bir filonun garajına akaryakıtın tankerle götürülerek teslim edilmesi.
• ⚠️ BELGE DÜZENİ VE SÜREÇ (ÇOK ÖNEMLİ!):
  1. İSTASYONDA: Müşterinin sipariş ettiği yakıt (örneğin 2.000 litre motorin), akaryakıt istasyonundaki pompadan tankere doldurulur. Bu dolum sırasında istasyonun Pompa ÖKC’sinden bir fiş üretilir.
  2. BU FİŞ GEÇERSİZDİR! Pompadan çıkan bu fişin üzerinde MUTLAKA şu iki ibare yer almak zorundadır:
     • “TESLİM ANINDA FATURAYA DÖNÜŞTÜRÜLECEK”
     • “GİDER BELGESİ OLARAK KULLANILAMAZ”
       Bu fiş, sadece istasyondan tankere ne kadar yakıt yüklendiğini gösteren bir ara belgedir, resmi bir niteliği yoktur.
  3. MÜŞTERİNİN ADRESİNDE (TESLİMAT ANI): Tanker, yakıtı müşterinin şantiyesine, tarlasına veya fabrikasına teslim ettiği ANDA, akaryakıt bayisi, GİB’in sistemi üzerinden müşterinin VKN’sine anında bir e-Fatura veya e-Arşiv Fatura düzenlemek zorundadır.
  4. ASIL GEÇERLİ BELGE E-FATURADIR! Müşterinin (inşaat firması, çiftçi, fabrika) muhasebesinde gider olarak kullanacağı tek geçerli belge, teslimat anında düzenlenen bu e-Fatura’dır.
• Özel Hususlar: Kesilecek olan e-Fatura’nın açıklama kısmına, istasyonda üretilen ve “geçersiz” olan o ilk fişin tarihi, numarası ve yazar kasa sicil numarasının yazılması zorunludur. Bu, iki belge arasında bağlantı kurar.
• Sahadan Örnek:
• Bir inşaat firması, otoyol şantiyesindeki ekskavatörler ve jeneratörler için 4.000 litre motorin sipariş ediyor. Akaryakıt bayisi, tankere istasyondaki pompasından 4.000 litre motorin yükler. Pompa ÖKC’den üzerinde “GİDER BELGESİ OLARAK KULLANILAMAZ” yazan bir fiş çıkar. Bu fişi dosyasına koyar. Tanker şoförü şantiyeye gidip yakıtı teslim ettiği anda, istasyondaki yetkili bilgisayarından inşaat firmasının VKN’sine 4.000 litrelik motorin için anında bir e-Fatura keser. İnşaat firmasının muhasebe müdürü, kendisine e-Fatura olarak gelen bu belgeyi resmi gider olarak kaydeder. Pompadan çıkan ilk fişle bir işi yoktur.

5- İstasyonlar Arası veya Özel Depolara Yapılan “Transfer Satışları”

Bu başlık, normal vatandaşları veya son kullanıcıları değil, yakıtı alıp kendi pompalarından tekrar satacak veya kendi ticari operasyonlarında kullanacak olan diğer vergi mükelleflerini ilgilendirir.

• Teslim Şekli: Bir akaryakıt istasyonunun, geçici olarak yakıtı biten başka bir akaryakıt istasyonuna satış yapması veya kendi özel akaryakıt pompası bulunan büyük bir lojistik firmasının, otobüs garajının veya şantiyenin deposuna yakıt almasıdır. Kısacası, yakıtı alan taraf da bir işletmedir ve bu yakıtı son kullanıcıya kendisi ulaştıracaktır.
• Belge Düzeni ve Süreç:
  1. Yakıtı alacak olan işletme (örneğin diğer istasyonun yetkilisi), kendi aracı ve deposuyla istasyona gelir.
  2. Pompacıya bunun bir “Transfer Satışı” olduğunu belirtir ve kendi şirketinin Vergi Kimlik Numarası’nı (VKN) veya TCKN’sini ibraz eder. Bu bilgi zorunludur!
  3. Yakıt dolumu yapılır.
  4. Pompacı, yazar kasadan “TRANSFER SATIŞ FİŞİ” seçeneğini seçerek özel bir fiş düzenler.
• ⚠️ ÖNEMLİ DETAYLAR:

• BU FİŞ ASLA GİDER OLARAK KULLANILAMAZ! Bu, en kritik kuraldır. Alacağınız Transfer Satış Fişi’nin üzerinde büyük harflerle “GİDER BELGESİ OLARAK KULLANILAMAZ” yazar.
• Neden Kullanılamaz? Çünkü bu, yakıtın son kullanıcıya satıldığını gösteren bir fiş değildir. Sadece bir işletmeden diğerine yakıt aktarıldığını gösteren bir ara belgedir. Asıl vergilendirilecek satış, yakıtı alan istasyon onu kendi müşterisine sattığında gerçekleşecektir. Eğer bu ara fiş gider olarak kullanılırsa, aynı yakıt için iki kez vergi indirimi yapılmış olur ki bu kanunen yasaktır ve “mükerrer kayıt” hatasına yol açar.
• VKN/TCKN Şarttır: Bu işlem, bir vergi mükellefinden diğerine yapıldığı için, yakıtı alan işletmenin kimlik bilgilerinin fişe işlenmesi mutlak bir zorunluluktur.

• Fişte Neler Olmalı?: “TRANSFER SATIŞ FİŞİ” başlığı, yakıtı alan işletmenin VKN/TCKN ve unvanı, “GİDER BELGESİ OLARAK KULLANILAMAZ” uyarısı, yakıt cinsi, miktar, tutar ve KDV.
• Sahadan Örnek:

• İsmet Usta’nın, kasabanın çıkışında küçük, bağımsız bir akaryakıt istasyonu (“Yolüstü Petrol”) var. Bir sabah yoğunluktan motorin tankının dibi görünüyor ve kendi tankerinin gelmesine daha saatler var. Müşteriyi geri çevirmemek için hemen kamyonetine koyduğu 500 litrelik deposuyla, yakındaki büyük rakip istasyon olan “Büyük Şehir Petrol”e gider.
• Pompacıya durumu anlatır: “Usta, bu bir transfer satışı olacak. Kendi istasyonum için alıyorum, VKN’miz bu…” diyerek vergi numarasını verir. Büyük istasyonun pompacısı dolumu yapar ve İsmet Usta’ya üzerinde kendi şirketinin VKN’sinin yazdığı, “TRANSFER SATIŞ FİŞİ” başlıklı ve “GİDER BELGESİ OLARAK KULLANILAMAZ” uyarılı bir fiş verir.
• İsmet Usta yakıtı alıp kendi istasyonuna döner ve ana tankına boşaltır. Bir süre sonra tır şoförü Hasan Kaptan, İsmet Usta’nın istasyonuna yanaşır ve deposunu doldurur. İşte bu anda İsmet Usta’nın pompası, Hasan Kaptan’a normal, geçerli bir ÖKC fişi verir. Asıl satış ve vergilendirme bu son aşamada gerçekleşir. İsmet Usta’nın muhasebecisi ise aldığı ilk transfer fişini gider olarak değil, stoklarına (envanterine) eklenen bir mal olarak kaydeder.

ÖZET VE SON UYARI:

Yeni dönemde kural basit: Teslimat nerede ve nasıl yapılıyorsa, belge de ona göre şekilleniyor. Lütfen aldığınız her yakıt fişini kontrol edin. Özellikle ticari alımlarda ve tankerli teslimatlarda doğru belgenin düzenlendiğinden emin olun. Bu kurallara uymak, hem sizi hem de akaryakıt bayisini olası cezalardan koruyacak ve ülke ekonomisine katkı sağlayacaktır.

Saygılarımızla.